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チェックの方法

最近、会社で同じグループに新人の子が研修で入っていまして。いろいろ説明してもらってるのを、あちこちで耳にして「いいなぁ」と思っているわけなんですが、今日、盗み聞きしたチェック法、体系的でよかったなぁと思ったので、自分の考えも含め、メモしておこうと思うわけです。

私なんかは2年目にカウントされるようになってしまって、焦りを感じています。た、大変だ〜……。何も知らないのに……。で、おまけに確認もできない。最近、この確認できてない問題を連発していて、落ち込む。

 

チェックをするにあたって気をつけなくてはいけないことは

★1 チェックしようという固い決意

★2 チェック方法

★3 チェックにかかる時間 ですかね。

 

まず、★1 チェックしようという固い決意 ですが、これが本当に大事。

そもそもチェックしようという思いはすぐに霧散します(私の場合)。意識に上がってこない時すらある。「あ〜、できた、できた!終わり!」ってやつですね。そんなんじゃ、全然ダメ。上がってきた成果物のチェックはもちろん、送られてきたメールの内容も「ほわ〜」っと流してしまうのではなくて、しっかり見て必要なところはどこかに転記するなり確認する、そういう強い気持ちが重要です。でも〜、すぐに〜、霧散する……。

そして、忙しいと「わ〜!」ってなって、「大丈夫でしょう!」って思いたくなってしまうけど、全然大丈夫じゃない^^確認しよう、私、そして、みんな。その確認が私の恥と関係者の恥を減らし、ひいては私の給料にいつか反映されるはずです。

 

 

★2 チェック方法は2つ。

1)ぱらぱらめくり合わせる

  こちらはフォーマットが同じ書類を見比べるのに最適。

2)赤ペンを持って、ひとつひとつペン先確認

  普段使いはこちら。たとえ相手が画面でも使えます。

※この時の注意は一気に全部確認しようとしないこと!

 同じパターンのところをひたすら確認、次へ!って感じにするとミスが減ります

例)フォーマットの確認→内容の確認 的な

 

とはいえです。こういったチェックのために印刷物がじゃんじゃん無駄になるので、考えものです。紙をいかに節約するかというのも個人的な課題です。まじで印刷下手くそだから……、ってこれも印刷設定を事前にチェックか……(絶望)

 

ラスト〜!★3 チェックにかかる時間 です。

はい、こちらも失念しがち!意識から消えがち!

作業が膨大になればなるほど、当たり前だけど、チェックも膨大に……。作業自体が2hだとして、普通に確認も同じだけかかる時あります。だがしかし!確認の時間をタスクの中に入れていなかった場合!悲劇が!あぁ……、終わらないよ〜……、出しちゃえ!です。あ〜……。作りっぱなしで人に依頼した、あの文書たち……。大丈夫かなぁ、確認してないけど……。

まぁ、本当にぜんぜんチェックせず出しちゃったのがあるわけなんですが、だいたいミスが散見されるわけです。今更胃が痛い。それを確認して、説明して、またやってもらって……、という不毛な時間。チェックしよう。そう、それがいい。